نظام الصادر والوارد وأرشفة الخطابات

نظام مكتبي تم تطويره بواسطة أشهر تطبيق للتعاملات المكتبية ، ( تطبيق مايكروسوفت آكسس)
نظام فعال جدا في تنظيم وإدارة الأعمال المتوسطة والصغيرة. مثل الإدارات والأقسام التابعة لها.
نظام وارد وصادر تقليدي جدا ، حيث يقوم بتخزين جميع البيانات التابعة لخطاب معين (وارد/صادر) مثل تاريخ ورقم الخطاب، تاريخ الورود/الصدور، تاريخ/مكان الحفظ في الملف، موضوع الخطاب، الجهة الوارد منها الخطاب أو مصدر إليها، القسم المحول إليه الخطاب الوارد وتاريخ ورقم التحويل، ملاحظات على الخطاب، الارتباط التشعبي للخطاب الأصلي إن وجد، ارتباط الخطاب بخطاب سابق، درجة السرية، درجة الأهمية، حالة الخطاب، تفعيل التذكير بالخطاب في تاريخ معين، بالإضافة إلى إمكانية أخذ صورة للخطاب بواسطة الماسحة الضوئية.

مزايا النظام.

1- إتاحة تسجيل بيانات ضافية عن الخطاب.
2- حفظ صورة للخطاب ومرفقاته مهما كثرت. بواسطة الماسحة الضوئية (سكانر).
3- امكانية طباعة لواصق الباركود، وقراءتها في البحث عن السجلات بواسطة ماسحة الباركود.
4- وجود ميزة متابعة يومية للخطاب، بتسجيل مذكرات متابعة يومية عن الخطاب والحالة التي وصل إليها الخطاب.
5- حزم الخطابات ذات الموضوع الواحد في مكان واحد لتسهيل المتابعة، والردود.
6- ميزة التذكير بمعاملة أو خطاب تم تسجيله بعد عدة أيام، أسبوع ... الخ.
7- العديد من الاستعلامات الذكية والسريعة جدا التي تمكنك من الحصول على المعلومة في أقصر وقت ، وأقل جزء من المعلومة المتوفرة لديك عن الخطاب المستعلم عنه.
8- العديد من التقارير التي تلبي احتياجك.
9- يمكن للنظام العمل بشكل مستقل كما يمكنه أيضا العمل على بيئة شبكة .
10- لا يحتاج إلى فني متخصص للتركيب والصيانة، بل التعامل معه تماما كما يتم التعامل مع وثيقة وورد أو ورقة إكسل أو شريحة بور بوينت.
11- وجود دليل استخدام مفصل ومدعم بالصور لتركيب وتشغيل وصيانة النظام .
12- يعمل على التاريخين الهجري، والميلادي.
13- سهولة أخذ النسخ الاحتياطي للبيانات.
14- سهولة استرجاع البيانات.
15- مزود ببرنامج لإدارة حسابات المستخدمين(الصلاحيات)
16- إمكانية طباعة الخطابات الصادرة مباشرة من البرنامج (أو استخراج الخطاب إلى الوورد) _ جديد.

m.solmn@gmail.com
www.solaimanms.com