خطــة العمــل

في الواقع إن هناك كثيراً من الخبراء والدارسين والشراح تصدوا إلى تعاريف كثيرة ومتنوعة عن خطة العمل، والمقصود منها ولماذا تعد ولمن تعد .. !

ونحن في تروث للاستشارات الاقتصادية يحق لنا أن ندلوا بدلونا في هذا المضمار لما تحقق لنا من خبرات متراكمة وأحداث ومتغيرات اقتصادية وسياسية وتشريعية متلاحقة مرت بنا، ولا ندعي أن تروث كان لها إسهامات مهمة ومؤثرة في التنمية الاقتصادية لدولة الإمارات العربية المتحدة عبر تقارير ودراسات وتحقيقات صحفية وإذاعية وتلفزيونية، وامتد الأمر إلى ابعد من ذلك حتى شمل دول الشمال الأفريقي العربية، ونخص بها جمهورية الجزائر الديمقراطية، فضلاً عن عما توفر لدى تروث من دراسات جدوى اقتصادية لمشاريع متنوعة شملت تقريباً كافة القطاعات الاقتصادية وأهمها:

القطاع الصناعي.
القطاع العقاري.
قطاع الطاقة.
قطاع السياحة.
قطاع التعليم.
القطاع المالي.
قطاع الزراعة والثروة الحيوانية .. الخ.
وبلا شك أضافت هذه الدراسات ونتائجها خبرات كبيرة لتروث وأثرت بمكتبتها وأرشيفها، وأصبح لدى تروث شخصية متفردة في أسلوب وإدارة تلك الدراسات، كما كان لخبرة تروث في إدارة المشاريع الاقتصادية التي تولت مسئولية إنشائها وانجازها حتى تمام تسليمها إلى الإدارة المعينة من قبل أصحابها التي كان لها الأثر الكبير في وضع خطط تنفيذية لتلك المشاريع ومن هنا فان مدخلنا في تعريف خطة العمل والغرض منها وكيفية إعدادها سيعتمد في حيز كبير على الخبرات العملية والجزء اليسير سيعتمد على الجانب الأكاديمي.


بناءً على ذلك فإننا نقوم فيما يلي شرحاً مفصلاً عن مفهوم خطة العمل وفق النقاط التالية:


أولاً : مفهوم خطة العمل .

ثانياً : الغرض من خطة العمل ولماذا تعد ولمن تعد ؟

ثالثاً : كيفية إعداد خطة العمل .



أولاً : مفهوم خطة العمل.
دون الدخول في استعرض أراء الباحثين والشراح والخبراء حول مفهوم خطة العمل فإننا سنقوم باستعراض هذا المفهوم من واقع خبراتنا المتراكمة – وكما سبق الإشارة إليه – ومن ثم سوف نترك للباحث – أو القارئ – حرية الاطلاع بنفسه على تلك الآراء التي قد تخيل للبعض أن هناك اختلافات جوهرية بينها، ولكننا نكاد أن نجزم بان هذا الاختلاف قد يكون في الشكل فقط – أي في صياغة المفهوم – أما المضمون فان جميع الشراح والباحثين الخبراء يتفقون عليه.

مفهوم خطة العمل من واقع خبرة وتجارب تروث للاستشارات الاقتصادية:

وثيقة تتضمن تحديد ووضع الأهداف، وأسلوب وكيفية إدارة مجموعة الأنشطة الإنتاجية أو الخدمية الواجب القيام بها لتحقيق تلك الأهداف.

هذا هو مفهوم خطة العمل من وجهة نظر تروث وهذا التعريف بهذا الاختصار لن يستطيع أن يستوعبه أو أن يحيطه بالكامل الا الخبراء والمستشارين الأكاديميين أو اللذين قاموا بوضع خطط عمل سابقاً، وحتى يكون لهذا التعريف معني، لابد لنا من إلقاء أضواءً ساطعة على بعض النقاط التي تشرح وتفسر هذا التعريف، ونتناوله على النحو التالي واضعين نصب أعيننا خطة عمل مصنع حافلات للصناعة كنموذج نشرح عليه ما نقصده ونبتغيه:

1- خطة العمل هي وثيقة شبة رسمية ملزمة للمسئولين القائمين على تنفيذها.

2- يتم إعداد خطة العمل من خلال فريق عمل متخصص يتم تكليفه من قبل أصحاب المشروع أو من إدارته بناءً على توصية من مجلس
الإدارة أو اللجنة التنفيذية، وهذا الفريق يضم نخبة متخصصة في مجالات مختلفة حسب طبيعة المشروع .

فإذا كان المشروع صناعياً، فيجب أن يضم فريق العمل والتخصصات التالية:

مستشار (خبير) صناعي.
مستشار (خبير) مالي.
مستشار (خبير) تسويق.
مستشار (خبير) الموارد البشرية.
3- تعد خطة العمل للمشاريع القائمة والتي تنتج بالفعل، وكذلك للمشاريع التي ما زالت تحت الدراسة أو التنفيذ.

4- من واقع التعريف السابق لخطة العمل يتضح ضرورة قيام فريق العمل بما يلي على وجه الترتيب:

تحديد الأهداف بكل دقة ووضوح ويكون ذلك من خلال الهدف الرئيسي والذي يتم تقسيمه إلى أهداف فرعية تكون هي هدف رئيسي للإدارات والأقسام التي تساهم في الإنتاج، والرسم أدناه يوضح المقصد من ذلك:


تقسيم المصنع إلى إدارات تنفيذية مع تفصيل الهدف الرئيسي إلى أهداف نوعية تصبح رئيسية لكل إدارة من الإدارات التنفيذ.
وضع آلية تنفيذ العمل لكل إدارة.
العودة
ثانياً : الغرض من خطة العمل ولماذا تعد .. ولمن تعد ؟
إن الغرض الأساسي والرئيسي لخطة العمل هو:

1- التوصل إلى (أو وضع) وكيل أو مفتاح لإدارة مصنع حافلات لكافة العمليات الإنتاجية والأنشطة الاخري المساعدة يوضح فيه
الأهداف بكل دقة وأسلوب وآلية عمل كل إدارة للوصول إلى تحقيق الأهداف.

2- معيار (bench mark) يقاس عليه مدى نجاح الإدارة في تحقيق الأهداف.

3- بيان الانحراف سواء بالموجب أو السالب بين ما تحقق فعلاً وبين ما هو مخطط له في خطة العمل.

وتعد الخطة في الأصل لتقديمها إلى أصحاب المشروع في المقام الأول لمناقشتها بالتفصيل ومن ثم التصديق عليها واعتمادها، ورفعها إلى الإدارة العامة للالتزام بما جاء بها وتحقيق الأهداف المحددة، والتي تقوم بدورها بالإجراءات التالية:

قيام الإدارة العليا بالتصديق واعتماد خطة كل إدارة .
تسليم كل إدارة من إدارات المصنع خطة عمله .
قيام الإدارة بمناقشة الخطة مع الإدارات التنفيذية لزوال أية معوقات للعمل ومن ثم إلزام كل إدارة بما جاء بالخطة الخاصة بها .
العودة
ثالثاً : كيفية ( آلية ) إعداد خطة العمل.
المقصود من كيفية وآلية إعداد خطة العمل هو الأسلوب الواجب إتباعه في عمليات الإنتاج والأنشطة المكملة الاخري لتحقيق الأهداف، ونستطيع أن نطلق عليه ال ( Now How ) في إعداد الخطة والتي تميز كل معد خطة عن الأخر، وفي كل الأحوال فان خطة العمل يجب – ولابد أن – تستعرض جميع العناصر التي يجب أن تتضمن وثيقة خطة العمل وهي على النحو التالي:

1- المحتويات:

المقدمة
2- ملخص الخطة:

3- فكرة العمل:

الفكرة العامة
الفرصة السوقية
وصف المنتج
طبيعة حاجة المستهلك
المنطقة المستهدفة
طريقة التغطية أو المنافسة
4- المستندات التوثيقية:

التراخيص القانونية
شهادات حقوق الملكية والبراءات
مخططات نماذج وتصاميم
مطبوعات مقترحة
خارطة موقع العمل
تقارير وتوصيات مستشارين
عروضات أسعار ومراسلات
5- استراتيجيات العمل:

إستراتيجية المنتج
إستراتيجية التسعير
إستراتيجية المنافسة
إستراتيجية التسويق
إستراتيجية الإنتاج
إستراتيجية التوزيع
6- استعراض وقت العمل:

الاسم والتسجيل
الهيكل التنظيمي
العاملون وسياسة التوظيف
الحلفاء الإستراتيجيون
الجهات الاستشارية المعتمدة
7- ملخص الخطة:

8- الهدف من كتابة هذه الخطة:

أهداف إدارية
أهداف مالية
أهداف أخري
طريق الالتزام المعتادة تجاه البنوك
9- تحليل السوق:

تعريف السوق العام
الأبحاث والدراسات
السوق المستهدف
القطاعات المستهدفة
الحجم الإجمالي للسوق
الحصة السوقية
الحصة التسويقية ( ترويج )
الحصة التسويقية علاقات عامة
10- تحليل نقاط الضعف والقوة:

نقاط الضعف
نقاط القوة
الفرصة المتاحة
ما يمكن أن يهدد نجاح العمل
11- مسائلة الإدارة في فشلها في تحقيق الأهداف وانحرافها سلباً والأسباب التي أدت إلى ذلك.

12- وضع الحلول المناسبة للتغلب على الأسباب التي أدت إلى عدم تحقيق الأهداف.

13- الاستعراض المالي للعمل:

تحليل رأس المال التأسيسي
تحليل الافتراض
التحليل البنكي للشركة / الشركاء
طرق الالتزام المعتادة تجاه البنوك
الموجودات الثابتة
الموجودات المتداولة
الموجودات قصيرة الأجل
الموجودات طويلة الأجل
المصاريف الثابتة
المصاريف المتغيرة
قائمة التدفق النقدي
قائمة الدخل للعام الأول
تحليل نقطة التعادل
تحليل التكاليف
تحليل النسب المالية

لابد على كل صاحب عمل شرح خطته بأفضل طريقة تعبر عن عمله، ولابد من الإشارة أن الخطة المكتوبة لعمل جديد تختلف بعض الشيء عن الخطة المكتوبة لعمل قائم، إذ أن بعض المكونات في خطط عمل المشاريع القائمة لا تنسحب على خطط عمل الأعمال الجديدة، وان كان بعض الأشخاص ( المحترفون ) قادرون على تنفيذ خطة عمل وافية لأي عمل سواء كان جديداً أو قائماً.