هل تريد تقليص المشتريات في منشأتك أو شركتك لدي الحل

هي فكره حديثه لإدارة المشتريات بحيث تقلص المشتريات بنسبه كبيره جدا مع الحصول علي أفضل وأرخص منتج من السوق المحلي و الخارجي سأطرح امامكم الآن بعض روؤس الاقلام للدراسه واسلوب التطبيق وهو جهد وخبره 14 عاما في السوق وباقي التفاصيل موجوده لدي
نظام إدارة المشتريات المطور
الأهداف :
1. تقليص المشتريات
2. تقليص تكلفه الشراء للمنشاه
3. توفير أفضل منتج محلي أو خارجي
4. عمل قاعدة بيانات محدثه للمشتريات بشكل دوري
5. السرعه في توفير المشتريات للجهه الطالبه
6. عمل آليه واضحه لطلبات الشراء لكل الجهات
7. توفير الجهد بنسبه تتراوح بين 40 الي 50 في المائه عن الاسلوب القديم
8. الدقه في توفير الطلبات دون وجود أخطاء لان النظام آلي بنسبه 70 في المائه
9. عمل دراسة مستمره لإحتياجات الفروع و القطاعات
الشروط:
1. المركزيه الكامله لإداره المشتريات لمراجعه ومتابعه طلبات وأوامر الشراء
2. إستقالية إداره المشتريات ماليا وإداريا
3. توفير الموارد اللازمه
4. توفير برامج المشتريات المتطوره
5. إعطاء كامل الصلاحيات لمدير المشتريات مع وجود المراقبه اللازمه للعمليات الماليه
6. وجود فريق عمل متكامل مع وجود نظام واضح ومحدد للترقيات و المكافئات أي كان نوعها
7. وجود وتوفر النماذج المطلوبه حسب الحاجه
8. تطبيق دائرة المشتريات المعتمده من مدير المشتريات
9. تطبيق معايير الشراء المعتمده دوليا ( موجوده مسبقا )
10. إلغاء الأنظمه و الإجراءات المعتمده سابقا نهائيا
11. توفير وتنسيق كامل الموارد لتنفيذ الخطه الموضوعه مسبقا
12. عمل دراسة للمخزون و السوق بشكل دوري
آلية العمل :
من المهم جدا قبل البدء في شرح تفصيلي وكامل موضح فيه عده نقاط بالغه الأهميه :
1. حجم المنشأه الحالي
2. عدد الفروع
3. الخطه المستقبليه في التوسع في الفروع و الإدارات العامه و الإقليميه
4. الخسائر و الديون المعدومه أو الجاري تحصيلها
5. حجم عمليات الشراء الحالي و المتوقع
6. وجود مستودعات وآليه العمل فيها
7. آليه ( أسلوب ) الشراء المتبع
8. حجم الصلاحيات المعطاه لمدير المشتريات
9. حجم الصلاحيات المعطاه للمفوضين بالتوقيع علي أوامر الشراء
10. كيفيه توريد المشتريات
11. كيفية تسليم المشتريات
12. الدقه في الانجاز الحالي
13. مستوي الأداء
14. نسبه الأخطاء الموجوده
15. النسبه المطلوبه أو المخطط لها لخفض عمليات الشراء
16. الميزانيه الموضوعه للمشتريات و الميزانيات السابقه
17. النسبه المتوقعه من إدارتي لخفض نسبة المشتريات
بعد الإطلاع علي كافة النقاط السابقه ودراستها دراسة متكامله أبدأ بوضع خطة العمل لمده 3 أشهر كحد أدني ( فتره تجريبيه ) بحسب حجم المنشأه وقابلية وقدرة الإدارات و القطاعات بعد عده إجتماعات توضيحه لفهم النظام الجديد لانه سيكون مرتبط بشكل مباشر بكافه الجهات و القطاعات ماليا وإداريا حاليا و في المستقبل
لنجاح عمليات الشراء و التوريد و التسليم من الرئيسي توفر عوامل :
1. عدد المفوضين في كل قطاع أو جهه معتمده لدى إدارة المشتريات لا يتجاوز ثلاثه أشخاص للتوقيع على النماذج المعتمده ( سيتم شرحها لاحقا ) بحسب حجم الإداره وعدد الموظفين وصلاحياتهم
2. عمليه تقييم الطلبات والموافقه عليها وإعتمادها تكون لدي مدير المشتريات فقط أو من ينوب عنه ولا يسمح بأي حال من الاحوال تدخل أي شخص بالامور الخاصه بالمشتريات إلا بموافقه خطيه مني أو من ينوب عني
3. طلبات الشراء و التسليم و الإستلام تتم ضمن آليه محدده وواضحه معروفه للجميع حتي لا تسبب أي حرج لأي شخص مهما كان منصبه أو صلاحياته
4. مرجعيتي الوحيده في تنفيذ عمليات الشراء هي قاعده البيانات المتوفره لدي أو عروض الاسعار من السوق أو تقييمي الشخصي
5. المستودعات التي تقوم بتسليم أو إستلام البضائع او المواد تكون تحت إدارتي ومن ضمن صلاحياتي
6. مندوبين المشتريات ومشرفي المشتريات مرجيتعهم الوحيده هي إدارة الموارد البشريه فقط وإدارة المشتريات
7. بعض الطلبات لا تقبل دون خطاب رسمي من المفوض بالتوقيع يكون مرفقا مع نموذج طلب الشراء
8. التسليم يكون للشخص الطالب فقط بنموذج تسليم
9. الطلبات تسلم إلي المستودع وبعد التاكد من سلامتها وإكتمالها تسلم إلى الجهه الطالبه
10. الاجهزه و المعدات الحاليه الصالحه و التالفه يتم مراجعتها من إدارة الممتلكات التابعه لإدارة المشتريات لمعرفه العدد الكلي و الاجتياج الفعلي لمعدات جديده وإحتياجات هذه الاجهزة و المعدات على سبيل المثال عدد الطابعات وإحتياجها من الاحبار
11. أي خلل في دائرة الشراء الموضوعه يفيد بوجود أخطاء وتلاعب وقد يؤدي إلى فشل عملية الشراء كامله
النماذج :
1. نموذج طلب شراء
2. نموذج تسليم
3. نموذج إستلام
4. نموذج تالف
5. إضافه إلى الخطابات المرفقه ببعض النماذج في حالات خاصه أقوم بتحديدها لأسباب مختلفه
دائرة المشتريات المعتمده
1. عمل طلب الشراء بنموذج
2. استلام طلب الشراء من إداره المشتريات وعمل معالجه له كالآتي :
1. توفيره مباشره في حاله وجوده في المستودعات المركزيه
2. في حاله عدم وجوده يتم إحضار 3 جهات مختلفه وإرساله إلى المستودعات وتسليمه بعد ذلك إلى الجهه الطالبه بنموذج تسليم
3. في حاله عدم توفره من السوق المحلي يتم توفيره من خارج المملكه من وكيل معتمد دوليا ويتم تسليمه بالآلية السابقه
4. يتم التسليم عاده من مندوب المشتريات الذي قام بمعالجه الطلب بنموذج تسليم
5. تقوم إدارة الممتلكات بإضافه ماتم تسليمه إلى قائمة الممتلكتات المعتمده لدي الجهه المستلمه برقم صنف
6. هذه العمليه تحتاج بحد أقصى إلى يومان فقط إذا كان التوفير من السوق المحلي
7. بالنسبه للطلبات الخارجيه يعتمد وقت التسليم علي وقت الشحن و التسليم و الارسال والامور القانونيه مثل الجمارك
8. إداره المشتريات هي المسئوليه حتي يتم تسليم الطلب للجهه وبعد ذلك يكون دورها هو التقييم و المتابعه وعمل التقارير وعمل الجدوله المستقبليه للطلبات في القطاعات
لجنة المشتريات :
هدف اللجنه الاساسي هو تقييم العروض و المنتجات والاسعار و الخدمات المقدمه للفروع و الادارات وتقييم الاداء وإجتماعها يكون دوريا مرتان في الاسبوع علي الاقل وعمل تقرير شهري يرفع للاداره العليا وتكون هذه اللجنه تحت إدارتي مباشره
العمليات الماليه :
اغلب العمليات الماليه التي تتم هي تسليم الشيكات و المبالغ الماليه للجهات التي تم إستلام البضائع منها وتكون علي النحو التالي :
حسب الحجم وقيمه ونوع المشتريات الاتفاق المسبق
1. بشيك نقدي
2. نقدا
3. دفعات علي فترات متفق عليها مسبقا
عمليات التقييم تتم بشكل دوري ودائم وإرسال إستبيانات دائمه لكل الفروع لمعرفه مستوي رضاهم عن خدماتنا لأن هدفنا الاساسي هو توفير أفضل خدمه ممكنه لكافه الادارات و الجهات المعنيه بأقل تكلفه ممكنه وأسرع وقت ممكن وهذا يعتمد علي التخطيط المميز و التنسيق المتكامل مع كافه الجهات وتوجيه فريق العمل بأسلوب حديث ومتطور
للتواصل جوال 0502365556
email : mohammedn22@hotmail.com
email: mohammedn22@gmail.com